Un guide détaillé sur la façon de travailler avec des documents dans Nextcloud

Nextcloud est une plateforme de collaboration de contenu open-source qui permet de créer un stockage de fichiers sécurisé avec des fonctionnalités de partage et de synchronisation. Il n’est pas exagéré de dire que Nextcloud est une solution idéale pour la gestion de fichiers, car cette plateforme vous permet de partager des fichiers et des dossiers sur votre ordinateur, et de les synchroniser instantanément avec votre serveur Nextcloud.

Cependant, Netxcloud n’est pas seulement bon pour les photos et les fichiers multimédias. Cette plate-forme a beaucoup à offrir lorsque vous traitez des documents de bureau. Cet article vous apprendra à travailler avec des documents dans votre instance Netxlcoud.

Organiser un stockage cloud centralisé

Avec Nextcloud, vous pouvez créer un environnement de stockage pratique où vous pouvez conserver et gérer tous vos documents texte, feuilles de calcul et présentations. Vous pouvez les télécharger manuellement ou importer des fichiers Office à partir d’un stockage tiers en installant les applications correspondantes à partir de la boutique d’applications intégrée.

Par exemple, il est possible d’intégrer Dropbox, OneDrive et Google Drive. Ainsi, vous pouvez importer vos documents de bureau et d’autres données vers le stockage Netxcloud.

Gérez les documents en toute simplicité

Nextcloud vous permet de gérer les documents de différentes manières. Vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers pour conserver séparément des documents de différents types. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les présentations et un autre pour les feuilles de calcul. En outre, vous pouvez facilement renommer, copier ou déplacer des fichiers bureautiques en choisissant l’option requise dans le menu contextuel lorsque vous cliquez dessus avec le bouton droit de la souris.

Pour accéder rapidement aux documents nécessaires, vous pouvez les marquer comme favoris. Lorsque vous avez besoin de les utiliser, il vous suffit de cliquer sur l’icône Favoris dans le panneau de gauche, et vous verrez tous les documents disponibles avec ce statut.

Une autre fonctionnalité utile est la possibilité d’attribuer des balises. Si vous souhaitez créer une balise, il vous suffit d’ouvrir un fichier via la vue Détails du menu contextuel. Tapez ensuite ce que vous souhaitez utiliser comme balise. Vous êtes autorisé à attribuer plusieurs balises à un seul fichier. Toutes les balises sont partagées par tous les utilisateurs de votre serveur Nextcloud.

De plus, tous les utilisateurs de Nextcloud sont autorisés à laisser des commentaires. Vous pouvez utiliser la vue Détails pour ajouter vos commentaires sur un document ou lire ceux laissés par d’autres personnes. Les commentaires sont visibles par les utilisateurs qui ont accès au fichier.

Accédez à vos documents depuis votre ordinateur et votre appareil mobile

Nextcloud est livré avec une prise en charge complète de WebDAV, de sorte que vous pouvez facilement vous connecter et synchroniser avec vos documents à partir du stockage Nextcloud via ce protocole. Vous êtes autorisé à vous connecter aux appareils Linux, Windows et macOS ainsi qu’aux applications mobiles pour Android et iOS.

Une fois connecté, vous pouvez synchroniser votre PC de bureau ou votre smartphone avec votre serveur Nextcloud. Ceci est particulièrement utile lorsque vous êtes constamment en déplacement et que vous devez accéder à vos documents à partir de différents endroits.

Partager des documents avec d’autres personnes

Ce qui fait la grandeur de Nextcloud, ce sont ses capacités de partage de fichiers sécurisé. En tant qu’utilisateur de Nextcloud, vous pouvez partager des fichiers et même des dossiers avec des liens publics, d’autres utilisateurs et groupes, des cercles et des conversations Talk.

Lorsque vous partagez un document, une feuille de calcul ou une présentation, vous pouvez autoriser la modification du fichier avec les solutions d’édition collaborative de votre Nextcloud, telles que ONLYOFFICE.

Les options de partage supplémentaires pour les fichiers Office sont les suivantes :

• Masquer le téléchargement – cette option supprime le bouton de téléchargement, ce qui rend impossible le téléchargement du fichier.
• Protection par mot de passe – cette option vous permet de définir un mot de passe.
• Définir la date d’expiration – cette option désactive automatiquement le partage à un jour fixe.
• Note au destinataire – cette option vous permet d’envoyer un message au destinataire.
• Annuler le partage – cette option est conçue pour annuler le partage.
• Ajouter un autre lien – cette option permet de créer divers liens publics avec différents droits.

Le partage interne est également disponible dans Nextcloud.

Cryptez vos documents

Si vous traitez des informations confidentielles, vous trouverez certainement cette fonctionnalité utile. Le fait est que Nextcloud est livré avec une application de cryptage côté serveur. Lorsque vous l’activez, tous vos fichiers Nextcloud sont automatiquement cryptés côté serveur.

L’application de cryptage utilise votre identifiant comme mot de passe pour votre clé de cryptage unique, vous n’avez donc rien à faire. Il vous suffit de vous connecter à votre instance Nextcloud et de gérer vos documents de bureau comme vous le faites habituellement. N’oubliez pas que vous pouvez changer votre mot de passe à tout moment.

Vous pouvez activer le chiffrement côté serveur dans les paramètres d’administration.

Éditez et collaborez sur des documents avec ONLYOFFICE

Nextcloud s’intègre facilement à certaines suites bureautiques, ce qui vous permet de créer et de modifier des documents bureautiques en ligne. L’une des meilleures solutions est ONLYOFFICE Docs, un package bureautique open-source pour l’édition de documents en ligne et la collaboration. Lorsqu’il est intégré, ONLYOFFICE Docs permet d’éditer des fichiers DOCX, XLSX, PPTX, CSV et TXT ainsi que d’afficher des PDF.

Avec cette suite bureautique en ligne, vous êtes autorisé à collaborer avec d’autres utilisateurs de Nextcloud en temps réel. À cette fin, ONLYOFFICE Docs fournit un ensemble complet de fonctionnalités collaboratives, y compris deux modes de co-édition (rapide et strict), le contrôle de version et l’historique des versions, le suivi des modifications, les commentaires, les mentions d’utilisateurs et la communication via le chat intégré.

La collaboration de documents en temps réel est même possible entre différentes instances Nextcloud fédérées connectées à un seul serveur de documents ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).

Lisez ce guide pour savoir comment intégrer ONLYOFFICE Docs à Nextcloud.

Créez et remplissez des formulaires en ligne

Outre les documents texte traditionnels, les feuilles de calcul et les présentations, ONLYOFFICE Docs vous permet également de travailler avec des formulaires à remplir. En d’autres termes, vous pouvez créer, modifier et collaborer sur des documents avec des champs à remplir. Ces champs peuvent être de différents types. Par exemple, des champs de texte, des cases d’option, des listes déroulantes, des cases à cocher, des zones de liste déroulante et des images.

Lors de la création d’un formulaire à remplir, vous pouvez ajouter autant de champs que nécessaire et ajuster leurs propriétés. ONLYOFFICE Docs fonctionne avec DOCXF, son propre format pour les modèles de formulaires. Ainsi, lorsque vous créez un formulaire, vous créez un fichier DOCX que vous pouvez modifier et même partager avec d’autres à des fins collaboratives.

Lorsque votre formulaire DOCXF est prêt, vous pouvez l’enregistrer en tant qu’OFORM. Il s’agit d’une autre extension de fichier développée par l’équipe ONLYOFFICE. Ce format est utilisé pour les formulaires prêts à remplir. La principale particularité d’OFORM est qu’un tel fichier ne peut pas être édité sauf pour saisir des données dans les champs.

Ainsi, lorsque vous ouvrez un fichier OFORM, vous ne verrez aucun outil d’édition. Vous pourrez naviguer dans les champs existants et saisir les données requises. Une fois le fichier OFORM terminé, vous pouvez l’enregistrer au format PDF et le télécharger directement depuis l’interface de l’éditeur.

Utiliser des autorisations de partage supplémentaires

En plus des autorisations standard de partage de fichiers, ONLYOFFICE Docs offre un ensemble de droits d’accès avancés que vous pouvez utiliser lors du partage d’un fichier bureautique avec d’autres utilisateurs :

• Avec l’accès complet, vous pouvez faire ce que vous voulez.
• Avec l’option Affichage uniquement, vous pouvez ouvrir le fichier pour l’afficher, mais sa modification est interdite.
• Avec Commentaire, vous pouvez afficher le fichier et y laisser des commentaires.
• Avec l’option Révision, vous pouvez utiliser le mode Suivi des modifications.
• Avec le filtre personnalisé, les autres utilisateurs ne pourront pas modifier le filtre établi lors de la modification de la feuille de calcul partagée.

Nextcloud vous permet de partager des fichiers bureautiques par glisser-déposer dans Talk. Tous les participants au chat auront accès au fichier partagé.

Convertir des documents Office aux formats OOXML

ONLYOFFICE Docs est également livré avec des fonctionnalités de conversion. Ainsi, si vous avez des documents bureautiques autres que OOXML, vous pouvez les convertir en un clic. La liste des formats compatibles pour la conversion est très longue et comprend DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Sans conversion en OOXML, vous pouvez ouvrir ces fichiers uniquement pour les visualiser. Si vous souhaitez convertir un fichier non OOXML, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’option Convertir avec l’option ONLYOFFICE. Après cela, vous pourrez l’ouvrir et le modifier sans limitations.

Protégez vos documents

En ce qui concerne la protection des documents, ONLYOFFICEN Docs possède des fonctionnalités vraiment intéressantes. Le moyen le plus simple d’empêcher l’accès non autorisé à votre document est de définir un mot de passe fort. Lorsque vous ouvrez le document, vous devrez saisir le mot de passe à chaque fois. Ceci est très utile s’il y a un risque que quelqu’un puisse accéder à votre appareil lorsque vous vous en éloignez temporairement.

Une autre caractéristique de sécurité est la possibilité d’ajouter des filigranes. ONLYOFFICE Docs vous permet d’ajouter un filigrane de texte ou d’utiliser une image pour protéger vos fichiers de bureau. Dans le paramètre ONLYOFFICE, vous pouvez également décider si vous souhaitez que les filigranes soient affichés lors du partage des fichiers avec la vue sécurisée.

Pour les utilisateurs avancés, il y a quelque chose de plus sophistiqué. ONLYOFFICE Docs utilise Jason Web Token (JWT), vous pouvez donc activer cette technologie et configurer votre jeton pour fournir le plus haut niveau de sécurité. Lisez la documentation officielle si vous voulez en savoir plus sur JWT dans ONLYOFFICE Docs.

Comme vous pouvez le constater, Netxcloud est une excellente plateforme pour la gestion de documents et le partage de fichiers. Cependant, il devient beaucoup plus puissant lorsque vous l’intégrez à ONLYOFFICE Docs. La solution combinée peut effectuer toutes les tâches bureautiques et vous permet de créer un environnement collaboratif sécurisé sur votre machine locale.