Comment co-éditer des fichiers PDF sous Linux avec ONLYOFFICE Docs
Lorsqu'il s'agit de collaboration documentaire, on pense généralement aux documents texte, aux feuilles de calcul et aux présentations. Bien que de nombreuses personnes préfèrent utiliser Google Docs pour cette tâche, les utilisateurs de Linux disposent d'alternatives décentes qui relèvent facilement les défis du travail collaboratif sans partager de données avec le géant de la technologie.
Cependant, la collaboration documentaire peut parfois impliquer les fichiers PDF comme l'un des formats de document les plus populaires. C'est pourquoi c'est une bonne idée de disposer d'un outil qui peut vous aider à co-éditer des PDF avec d'autres utilisateurs Linux en temps réel.
Les PDF ne sont pas faciles à modifier, mais ONLYOFFICE Docs dispose d'un éditeur PDF intégré qui gère facilement ce format, permettant aux utilisateurs d'apporter des modifications en ligne et de co-créer des fichiers tels que de simples documents texte.
Ce dont vous avez besoin pour l'édition collaborative de PDF sous Linux
Pour commencer, vous devez installer la dernière version d'ONLYOFFICE Docs sur votre machine Linux. Il s'agit d'une suite bureautique auto-hébergée pour les documents, feuilles, diapositives, formulaires et fichiers PDF, dont le code source est disponible sur GitHub (connu sous le nom d'ONLYOFFICE Document Server).
Il existe différentes options d'installation, de sorte que le déploiement et la configuration d'ONLYOFFICE Docs ne seront pas un problème pour la majorité des utilisateurs Linux.
ONLYOFFICE Docs ne fonctionne pas comme une solution autonome, ce qui signifie que vous devez intégrer la suite à l'une des plus de 40 plates-formes officiellement prises en charge, notamment Nextcloud, Redmine, WordPress, ownCloud, Moodle, Mattermost, Alfresco, Plone, Nuxeo, Drupal et plus encore.
L'intégration avec ONLYOFFICE Docs fonctionne via des applications d'intégration spéciales, également appelées connecteurs. Même si vous ne trouvez pas de connecteur adapté à votre plateforme Linux préférée, vous pouvez intégrer les éditeurs ONLYOFFICE via API ou WOPI.
Une fois intégré, ONLYOFFICE Docs fournit un ensemble complet de fonctionnalités pour le travail collaboratif sur des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir. À partir de la version 8.2, ONLYOFFICE PDF Editor permet également aux utilisateurs de co-éditer des fichiers PDF en temps réel. Jetons un coup d'œil rapide à cette fonctionnalité.
Édition collaborative de PDF avec ONLYOFFICE : les bases
Maintenant que vous disposez d'une instance ONLYOFFICE Docs, voici ce que vous pouvez faire à l'aide de son éditeur PDF à des fins collaboratives :
Passer en mode édition
Par défaut, ONLYOFFICE PDF Editor ouvre tous les fichiers en mode Commentaire pour vous empêcher d'effectuer des modifications indésirables. Dans ce mode, vous n'êtes pas autorisé à modifier quoi que ce soit mais vous pouvez laisser des commentaires et des dessins à main levée.
Pour démarrer le processus collaboratif, vous devez passer manuellement en mode Édition. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton Modifier le PDF dans la barre d'outils supérieure.
Alternativement, vous pouvez utiliser le sélecteur dans le coin supérieur droit. Lorsque le mode Édition est activé, vous pouvez commencer à modifier votre fichier PDF avec d'autres personnes.
Co-édition rapide et stricte : quel est le meilleur ?
Lorsque vous collaborez sur des PDF avec d'autres personnes dans ONLYOFFICE, vous pouvez choisir l'un des deux modes de co-édition existants. Par défaut, le mode de co-édition Strict est actif lorsque vous commencez à éditer votre fichier. Dans ce mode, vos modifications ne seront pas visibles par vos co-auteurs, sauf si vous cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre d'outils supérieure. Sinon, personne ne verra ce que vous avez fait.
Vous pouvez toujours activer le mode de coédition Rapide. Il vous permet de voir toutes les modifications et modifications en temps réel dès qu'elles sont effectuées par d'autres personnes travaillant sur le même fichier.
Les deux modes peuvent être activés dans les paramètres Avancés en quelques clics. Il vous suffit de trouver la section Collaboration et de cocher l'option requise. N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton Appliquer à la fin.
Découvrez qui travaille avec vous
Lorsque vous co-éditez quelque chose au sein d'une grande équipe, vous souhaiterez peut-être savoir qui d'autre co-édite le fichier, à part vous. Dans ONLYOFFICE PDF Editor, vous pouvez facilement visualiser une liste de tous les collaborateurs actuels si vous cliquez sur le bouton avatar dans le coin supérieur droit. Tous les utilisateurs seront affichés avec leurs noms.
Co-éditez facilement des PDF
Maintenant que vous savez comment fonctionne la collaboration PDF dans ONLYOFFICE PDF Editor, vous pouvez démarrer le processus collaboratif. Vous et les autres utilisateurs Linux pouvez modifier le texte en temps réel, ajouter de nouveaux objets visuels, insérer de nouvelles pages et supprimer des pages existantes, laisser des commentaires et des annotations et même échanger des messages texte dans le chat intégré.
La visioconférence est également possible mais vous devez activer le plugin Jitsi. Pour une meilleure communication, vous pouvez également configurer votre compte Telegram via le plugin correspondant.
Lorsque vous travaillez sur des PDF, il peut être judicieux d'utiliser le plugin IA intégré. Basé sur ChatGPT, l'assistant IA peut vous aider à générer un nouveau texte, à résumer des textes volumineux, à expliquer ce que vous ne comprenez pas et à effectuer d'autres tâches, comme la révision grammaticale ou la traduction.
Lorsque vous avez terminé, n'oubliez pas d'appuyer sur le bouton Enregistrer si vous êtes en mode co-édition stricte.
Conclusion
À l'aide du guide ci-dessus, vous pouvez modifier rapidement des PDF avec d'autres personnes en temps réel. Toutefois, ONLYOFFICE Docs vous permet également de coéditer d'autres fichiers Office de la même manière : documents texte, feuilles de calcul, présentations et formulaires à remplir.